ダッシュボードでは商談が見えるのに、どの顧客接点から始まったのか分からない。そんなときは、集計式の前に、商談とコンタクトの元レコードを一件ずつ開いてみてください。
この記事では、HubSpotの公開されている実画面を見ながら、コンタクトと商談の関連付けを確認する手順を紹介します。数字の対象・日付・更新者を揃える方法は、先に公開した数字の定義の記事で扱っています。ここでは、その次の作業へ進みます。
まず、コンタクトの右欄を見る
HubSpotのコンタクトレコードには、関連する会社や商談などを表示する右欄があります。下の画像はHubSpot公式ヘルプに掲載された実画面です。中央の Deals カードに、そのコンタクトと関連付けられた商談の件数が表示されています。自社の画面はプラン、権限、管理者によるレイアウト設定で見え方が異なる場合があります。
画像：HubSpot公式ヘルプ「Understand and use the record page layout」掲載画像をそのまま使用。© HubSpot, Inc. 元ページ。記事中の顧客・会社名はHubSpotの公開サンプル画面です。
見るのは件数だけではありません。対象コンタクトの Deals を開き、今回追いたい商談が含まれるかを確かめます。表示された商談名が似ていても、別の年度や別製品の商談かもしれません。商談の作成日、所有者、案件の内容も元レコードで照合してください。
商談側からも、相手を確認する
次に商談レコードを開き、関連するコンタクトと会社を確認します。HubSpotはレコード間の関連付けを双方向に扱いますが、どの人がその商談の窓口・決裁者・利用担当かは、関連付いているという事実だけでは分かりません。会社の運用上、その役割を分ける必要があるなら、担当者へ確認し、利用可能な関連付けラベルや社内ルールで表現します。ラベル機能には契約プランの条件があります。
元画面で確認するのは次の三点です。
- 相手がいるか：商談に想定するコンタクトが関連付いているか。
- 相手が合っているか：同名・別会社・旧案件との取り違えがないか。
- 意味が合っているか：窓口や意思決定に関わる人など、記事やレポートで使う役割と一致するか。
架空例：商談はあるが、担当者にたどり着けない
以下は説明用の架空例です。ウェビナーに参加したAさんのコンタクトは残っています。営業が作った「導入相談」という商談もあります。しかしAさんのレコードにその商談が表示されず、商談側にもAさんがいません。この状態では、Aさんから始まった相談だと集計で追う前に、そもそも同じ案件か確認が必要です。
まず、商談担当に「この商談はAさんから始まったものか」を確認します。別の人から始まった案件なら、推測でAさんを関連付けません。同じ案件と確認できた場合に、編集権限のある担当者が関連付けを見直します。変更した人、判断根拠、確認日を残しておくと、後から数字を見た人が理由をたどれます。
五件だけ点検するチェック表
全件をいきなり直す前に、直近の商談を五件選びます。新規、更新、受注、失注など状態が異なる案件を含めると、どこで記録が抜けるか見つけやすくなります。五件は確認を始めるための例で、品質を証明する標本数ではありません。
| 商談 | 関連コンタクト | 会社 | 役割を確認した人 | 状態 | 次の対応 |
|---|---|---|---|---|---|
| 導入相談（架空） | Aさんが未表示 | B社 | 商談担当に確認中 | 未確認 | 同じ案件か聞く |
| 自社の1件目 | ＿＿ | ＿＿ | ＿＿ | 正しい・要確認 | ＿＿ |
確認結果は「正しい」「要確認」「修正済み」を分けます。要確認のまま自動で関連付けを追加しないことが大切です。HubSpotで関連付けを追加・編集する詳しい操作は、公式の関連付け手順で確認できます。
関連付けが整っても、それだけで施策が受注に貢献したとは言えません。接点の時系列、商談の経緯、使うレポートの対象を別に確かめます。HubSpotのアトリビューションレポートにも、測る対象と契約プランごとの条件があります。
まとめ
「数字が合わない」ときは、五件の元レコードから始められます。コンタクト側、商談側、関係の意味を順に確かめ、未確認と修正済みを分けて残してください。画面を触る前に、同じ案件か人に確認する一手間が、後の集計を信頼できるものにします。
私たちの考え方
CRMに記録された関係は、次の担当者が顧客の経緯を理解する手がかりです。誰との、どの商談だったかを追えるようにしておけば、担当が替わっても、過去の仕事を次の提案や判断に使えます。記録を整える目的は、入力を増やすことより、チームが会社の経験を使えるようにすることです。
HubSpotの設定と現場運用を一緒に見直したい方は、BREW UPのHubSpot支援をご覧ください。
